Pengorganisasian

A.      KONSEPSI DASAR PENGORGANISASIAN

1.      Pengertian organisasi

Sondang P. Siagian (1985) merumuskan organizing adalah kese-luruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Organizing berasal dari kata to organize di mana kata ini berasal pula dari kata organ. Adapun arti kata organ adalah artinya suatu alat atau  media yang digunakan untuk tindakan penting atau pencapaian tujuan. Jadi to organize mengandung arti menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan sehingga dapat digunakan untuk menjalankan tindakan dalam pencapaian tujuan. Dengan demikian organizing merupakan proses penyusunan bagian-bagian yang terpisah itu menjadi suatu kesatuan yang harmonis, sehingga dapat digunakan untuk pelaksanaan kerja dalam mencapaian tujuan yang dikehendaki.

2.    Prinsib-prinsib pengorganisasian

Prinsip organisasi yang dimaksud adalah sebagi berikut :

a.    Organisasi dan Tujuan

Prinsip ini merupakan terdapatnya hubungan yang erat antara organisasi dan tujuan.

b.    Esensi Organisasi

Prinsip yang penting adalah tanggung jawab pengorganisasian maupun tanggung jawab pelaksanaan selalu bersifat individu.

c.    Tanggung Jawab

Prinsip ini berarti bahwa otoritas harus seimbang dengan tanggung jawab, artinya seseorang yang diberi tanggung jawab harus juga diberi otoritas untuk melaksanakan sesuatu yang diperlukan guna memenuhi tanggung jawab mereka.

d.    Spesialisasi untuk efisiensi

Organisasi yang efektif membagi tanggung jawab dalam bagian sehingga mengadakan spesialisasi dan menambah dalam masing-masing bagian tersebut.

e.    Rentang pembagian kerja

Rentang kendali adalah tingkat pengendalian  atau  tingkat delegasi tanggung jawab. Prinsip ini menganggap bahwa terdapat batas tertentu terhadap jumlah bawahan yang dapat dikelola oleh manajer.

selain itu terdapat sejumlah prinsip yang dipandang bermanfaat dalam mengolah organisasi. Prinsip tersebut memberikan pedoman untuk menyusun suatu sistem tugas dan otoritas yang saling berkaitan. Lima prinsip struktual yang dimaksud sebagi berikut :

a.    Prinsip pembagian kerja

b.    Prinsip satu arah

c.    Prinsip sentralisasi

d.    Prinsip otoritas dan tanggung jawab

e.    Prinsip rantai komando

3.    Ciri-ciri pengorganisasian

ada tiga ciri utama pengorganisasian, diantaranya

·         Dapat menjawab pertanyaan sebagaimana yang dikemukakan oleh R. Kipling yaitu  what,where, when, who, dan how.

·         Rational, flexible, kontinu, pragmatis dan ideal

·         Tidak terlepas dari tools of management (sarana dari manajemen.

Untuk menjawab pertanyaan what maka dalam organizing, dilihat kepada apa yang terdapat dalam perencanaan, sehingga antara pengorganisasian dan perencanaan terdapat keselarasan.

4.    Keuntungan-keuntungan pengorganisasian

ada empat keuntungan yang dapat diperoleh dari pengorganisasian yang efektif, di antaranya.

·         Tiap-tiap anggota dalam struktur organisasi mengetahui sekelompok aktivitas apa yang harus ia lakukan.

·         Hubungan kerja dalam suatu organisasi dengan jelas dapat ditentukan.

·         Seorang pejabat dapat mengetahui dengan terang hubungan organisa-toris baik terhadap pihak atasan, pihak bawahan maupun terhadap pejabat yang sama tingkatannya.

·         penggunaan optimum terhadap tenaga manusia dan fasilitas yang ada dapat tercapai karena ada perbandingan yang seimbang dalam organisasi.

B.   BERBAGAI ASPEK PENGORGANISASIAN

1.    Proses pengorganisasian

a.      Perumusan tujuan

Sebagai dasar utama dari penyusunan pengorganisasian, tujuan harus dirumuskan secara jelas dan lengkap, baik mengenai bidang, ruang lingkup sasaran, keahlian/keterampilan serta peralatan yang diperlukan dan jika mungkin jangka waktu pencapaian tujuan maupun cara pencapaiannya menurut cara yang terbaik.

b.      Penetapan  tugas pokok

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penetapan tugas pokok antara lain adalah:

a.             Tugas pokok harus merupakan bagian dari tujuan dengan perkataan lain pelaksanaan tugas pokok harus mendekatkan pada tujuan.

b. Tugas pokok harus dalam batas kemampuan untuk dicapai dalam jangka waktu tertentu, tugas pokok adalah landasan dalam penyelenggaraan semua kegiatan  dalam organisasi.

c.      Pengelompokan kegiatan dalam fungsi-fungsi

Kegiatan-kegiatan yang erat hubungannya satu sama lain, masing-masing dikelompokkan menjadi satu. Masing-masing kelompok kegiatan sebagai hasil pengelompokkan ini lazim disebut “fungsi”. Pengelompokkan kegiatan kedalam fungsi-fungsi dapat dilihat dari dua sudut tinjauan, yaitu: tinjauan horizontal, dan tinjauan vertical

d.      Departemenesasi

Departementasi adalah proses konversi (converting) fungsi-fungsi

menjadi satuan-satuan organisasi dengan berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi.

e.      Penetapan otoritas organisasi

Dalam organisasi apapun setiap pejabat dalam pelaksanaan tugas dan kewajibannya selalu didasari oleh otoritas organisasi yang melekat pada jabatan yang dipangkuhnya. dengan lain perkataan setiap posisi baru mempunyai arti setelah dilekati dengan otoritas organisasi.

f.         Pengadaan tenaga kerja

Pengadaan tenaga kerja mencakup penempatan orang pada satuan-satuan organisasi yang telah tercipta dalam proses departemenisasi, meliputi kegiatan:

a)    Pencarian tenaga yang diperlukan oleh organisasi,

b)    Seleksi tenaga-tenaga yang melamar untuk mendapatkan tenaga yang terbaik

c)    Penempatan tenaga yang diterima

d)    Pengaturan balas jasa, seperti gaji, jaminan sosial, dan sebagainya

e)    Pengembangan tenaga melalui kegiatan-kegiatan pendidikan dan latihan,

f)     Pengaturan pemensiunan

g.        Fasilitating

Proses terakhir dalam penyususnan organisasi adalah pemberian kelengkapan berupa peralatan. Fasilitas yang harus diberikan dapat ber-wujud materil dan/atau keuangan.

2.    Departemenisasi

Departementasi adalah proses konversi (converting) fungsi-fungsi menjadi satuan-satuan organisasi dengan berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi.

Departementasi meliputi dua macam proses, yaitu:

departementasi horizontal dan departementasi vertikal

Dalam proses departementasi horizontal harus diperhatikan prinsip-prinsip organisasi.

a.  Setiap organisasi sebaiknya dibebani tidak lebih dari satu fungsi pokok.

b.  Setiap fungsi hanya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang homogenya.

Dalam proses departementasi vertical harus diperhatikan prinsip-prinsip:

a.  Setiap organisasi memerlukan pengkoordinasian

b.  Setiap organisasi memerlukan adanya hierarki

3.    Otoritas

Otoritas dapat bersumber dari beberapa segi, diantaranya.

·         Ketentuan perundangan dan /atau

·         Posisi dalam konstelasi organisatoris yang telah ditetapkan sebelumnya dan/atau

·         Pelimpahan otoritas dan/atau

·         perintah yang dating dari pejabat yang lebih tinggi (atasan)

4.    staffing

staffing adalah penarikan dan penempatan pegawai pada satuan-satuan organisasi yang telah tercipta dalam proses departemenisasi.

staf terdiri atas.

a.    Staf sebagai satuan unit organisasi

·      Konsep staf,  mulai berkembang pada oganisasi militer dalam abad ke-19 yaitu ketika tentara Persia mengadakan reorganisasi staf umum setelah tentara Persia mendapat pukulan dari Napoleon di Jerman pada tahun 1806

Organisasi militer mengenal penggunaan beraneka ragam staf seperti:

-          Aide de Camp (atau juga disebut personnal staff),

-          Special staff officer dan

-          General staff officer

·      Fungsi dan tanggung jawab pejabat staf. Seorang pejabat manajer yang mempunyai wewenang dan tanggug jawab kini akan memper-hatikan apakah suatu pekerjaan itu dapat diselesaikan, namun demikian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut dia mendapat bantuan dalam bentuk rencana, nasehat, saran dari pejabat staf.

·      Peranan yang dapat dimainkan oleh Staf. Sudah dikatakan bahwa staf adalah pembantu manajer agar tugas-tugas manajer dapat terlaksana dengan lancar atau bertindak selaku ‘sambungan’ (extension) dari kepriba-dian manajer yang bersangkutan.

·      Kualifikasi Staf. Mengingat staf merupakan pembantu manajer, maka staf sebaiknya harus memenuhi berbagai persyaratan tertentu sesuai dengan fungsinya.

b.      Pengstafan sebagai fungsi manajemen.

Sudah disebutkan bahwa pengstafan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh tenaga/pegawai dalam rangka mengisi lowongan yang kosong atau terpaksa kosong (dikosongkan).H. Siagian (opcit) mengemukakan fungsi pengstafan adalah tugas manajer, mengisi lowongan yang tersedia dan  menjaganya  supaya  senantiasa  diisi   oleh   orang-orang   yang   tepat.

c.      Pelatihan dan Pengembangan Pegawai

Istilah pelatihan sering disamakan dengan istilah pengembangan. Pengembangan (development) menunjuk kepada kesempatan-kesempatan belajar (learning opportunities) yang didesain guna membantu pengem-bangan para pekerja. Pengembangan mempunyai skope yang lebih luas dibandingkan dengan pelatihan. Pengembangan mencakup pendidikan dan pelatihan, Kenaikan pangkat dan jabatan, juga promosi dan perpindahan.

d.      Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian pegawai atau yang lebih dikenal dengan sebutan

 pemutusan hubungan kerja (PHK) yang dapat diartikan pemutusan hubungan kerja antara pihak instansi/perusahaan (organisasi) dengan karyawannya kartena sesuatu sebab tertentu. Alasan pemutusan hubungan kerja pada pokoknya dapat digolongkan ke dalam tiga sebab utama, yaitu:

·         karena keinginan instansi/perusahaan (organisasi)

·         karena keinginan pegawai, dan

·         karena sebab-sebab lain

Pemberhentian karena  keinginan organisasi melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawannya, dapat ddigolongkan ke dalam 8 sebab, yaitu:

·         tidak cakap dalam masa percobaan

·         alasan-alasan mendesak

·         karyawan sering mengkir/tidak cakap

·         ditahan oleh alat negara

·         dihukum oleh hakim

·         karyawan sakit

·         karyawan berusia lanjut, dan

·         penutupan bdan usaha atau pengurangan tenaga kerja.