PEMBAHASAN
PENGAWASAN (CONTROLLING)
KONSEPSI PENGAWASAN
A. PENGERTIAN PENGAWASAN
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai.
Menurut Winardi "Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan".
Sedangkan menurut Basu Swasta "Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan".
Menurut Komaruddin "Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti".
Menurut Kadarman Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Oteng Sutisna, pengawasan adalah sebagai suatu proses fungsi administrasi untuk melihat apa yang terjadi sesuai dengan apa yang semestinya terjadi.
Menurut Nawawi pengawasan atau control adalah proses mengukur (measurement) dan menilai (evaluation) tingkat efektivitas dan tingkat efisieni penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.
Menurut G. R. Terry pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Menurut Robbin pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Menurut Kertonegoro pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Menurut Terry Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang sistem informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
B. TUJUAN PENGAWASAN
Tujuan utama dari pengawasan adalah mengusahakan supaya apa yang direncanakan menjadi tercapai.
Menurut Maman Ukas tujuan pengawasan terdiri atas.
1. Mensuplai pegawai-pegawai manajemen dengan informasi-informasi yang tepat, teliti dan lengkap tentang apa yang akan dilaksanakan.
2. Memberi kesempatan pada pegawai dalam meramalkan rintangan-rintangan yang akan mengganggu produktivitas kerja secara teliti dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menghapuskan atau mengurangi gangguan-gangguan yang terjadi.
3. Setelah kedua hal di atas telah dilaksanakan, kemudian para pegawai dapat membawa kepada langkah terakhir dalam mencapai produktivitas kerja yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari pada hasil-hasil yang diharapkan.
Sedangkan menurut Situmorang dan Juhir tujuan pengawasan meliputi.
1. Agar terciptanya aparat yang bersih dan berwibawa yang didukung oleh suatu sistem manajemen pemerintah yang berdaya guna (dan berhasil guna serta ditunjang oleh partisipasi masyarakat yang konstruksi dan terkendali dalam wujud pengawasan masyarakat (kontrol sosial) yang obyektif, sehat dan bertanggung jawab.
2. Agar terselenggaranya tertib administrasi di lingkungan aparat pemerintah, tumbuhnya disiplin kerja yang sehat.
3. Agar adanya keluasan dalam melaksanakan tugas, fungsi atau kegiatan, tumbuhnya budaya malu dalam diri masing-masing aparat, rasa bersalah dan rasa berdosa yang lebih mendalam untuk berbuat hal-hal yang tercela terhadap masyarakat dan ajaran agama.
C. TIPE-TIPE PENGAWASAN
Menurut Winardi, tipe-tipe pengawasan terdiri atas.
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
a) Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
b) Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
c) Pengawasan pendahuluan modal.
d) Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk.
a) Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
b) Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Sifat khas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu.
a) Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
b) Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
c) Pengawasan Kualitas (Quality Control)
d) Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
D. PRINSIB-PRINSIB PENGAWASAN
Menurut Massie ada tujuh prinsib dari pengawasan yaitu.
1. tertujuh kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan.
2. pengawasan harus menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan.
3. harus fleksibel dan responsif terhadap perubahan-perubahan kondisi lingkungan,
4. cocok dengan organisasi pendidikan, misalnya organisasi sebagai sistem terbuka.
5. merupakan control diri sendiri
6. bersifat langsung yaitu pelaksanaan kontrol di tempat kerja.
7. memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personil pendidikan.
E. SYARAT-SYARAT DAN SIFAT PENGAWASAN
menurut William H. Newman dalam Saragih (1982), juga dalam Lubis (1984) memerlukan beberapa syarat sebagai berikut:
a. Harus memperhatikan atau disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi.
b. Harus segera dapat mengetahui akan adanya penyimpangan
c. Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan (checking reporting-corrective action)
d. Harus bersifat luwes atau fleksibel
e. Harus memperhatikan faktor-faktor dan tata organisasi di dalam mana pengawasan itu akan dilaksanakan
f. Harus ekonomis dalam hubungan dengan biaya
g. Harus diperhatikan pula prasyarat sebelum pengawasan itu dimulai, yaitu:/
· Harus ada rencana yang dapat dimengerti dengan jelas
· Pola/tata organisasi yang jelas (jelas tugas-tugas dan kewenangan-kewenangan yang terdapat dalam organisasi yang bersangkutan)
Karakteristik pengendalian/pengawasan yang efektif adalah sebagai berikut:
a. Akurat (accurate). Informasi atas prestasi harus akurat
b. Tepat waktu (timely). Informasi harus dihimpun, diarahkan, dan segera dievaluasi pada waktunya guna menghasilkan perbaikan
c. Objektif dan komprehensif (Objective and Comprehensible). Informasi dalam suatu sistem pengawasan harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya.
d. Dipusatkan pada tempat pengawasan stratejik (focused on strategic control points). Sistem pengawasan stratejik sebaiknya dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak kemungkinan akan terjadinya deviasi dari standar
e. Secara ekonomi realistic (Economically realistic). Pengeluaran biaya untuk implementasi pengawasan harus ditekan seminimun
f. Secara Organisasi realistik (Organizationally realistic). Sistem pengawasan harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi.
g. Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi (Coordinated with the organization’s work flow). Informasi pengawasan perlu untuk dikoordinasikan dengan arus pekerjaan di seluruh organisasi.
h. Fleksibel (Flexible). Pada setiap organisasi pengawasan harus mengandung sifat fleksibel yang sedemikian rupa, sehingga organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mengatasi perubahan-perubahan yang merugikan atau memanfaatkan peluang-peluang baru.
i. Preskripsif dan operasional (prescriptive and operational). Pengawasan yang efektif dapat mengidentifikasi.
j. Diterima para anggota organisasi (Accepted by organization members). pengawasan tersebut harus bertalian dengan tujuan yang berarti dan diterima.
F. TEHNIK DAN METODE PENGAWASAN
Menurut Siagian tehnik-tehnik pengawasan ada dua, yaitu.
1. Pengawasan langsung
Pengawasan langsung adalah apabila pimpinan oraganisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan ini dapat berbentuk: Inspeksi langsung, on-the-spot observation, on-the-spot report
2. Pengawasan tidak langsung
Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan ini dapat berbentuk tulisan dan lisan.
G. FUNGSI DAN PROSEDUR PENGAWASAN
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah dalam proses pengawasan yaitu:
1. Menetapkan Standar, karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
2. Mengukur Kinerja
mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
3. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:.
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terdapat tiga fase pengawasan, yaitu.
1. pengawasan awal.
Pengawasan awal yang mendahului tindakan adalah tiada lain untuk mencegah serta membatasi sedini mungkin kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi. Dengan kata lain tindakan berjaga-jaga sebelum memulai suatu aktivitas.
2. pengawasan tengah berjalan
Pengawasan tengah berjalan dilakukan untuk memantau kegiatan yang sedang dilaksanakan. Dengan cara membandingkan standar dengan hasil kerja, sehingga perlu ada tindakan-tindakan korektif untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan. Bukan hanya manajer yang bertindak, tetapi bawahan pun dapat melakukannya untuk dapat memberikan masukan pada organisasi bagi tindakan-tindakan perencanaan yang akan berulang di masa yang akan datang.
3. pengawasan akhir.
Sebenarnya pengawasan akhir ini adalah hasil dari kombinasi kedua pengawasan diatas.
